sábado, 22 de enero de 2011

El perfil

Cuando la empresa necesita incorporar a alguien, cuenta con un espacio vacante nuevo o recién generado y una tarea que debe ser resuelta

El puesto es ese lugar asignado a la tarea o función. La función del selector consiste en buscar personas para realizar determinadas tareas, es decir para resolver los problemas inherentes a esa tarea.

El puesto es el término comúnmente asignado a ese conjunto de elementos integrados por:

1- Problemas a resolver

2- Tareas a realizar

3- Rol a cubrir

4- Posición dentro de la estructura formal

5- Características culturales de la organización

El selector necesita ciertos conocimientos y experiencia que le permitan comprender de qué se trata, en qué consiste la tarea, cuáles son las exigencias de un puesto. No obstante, siempre debe investigar, preguntar sin limitaciones, superar los temores y afrontar las dudas.

Cada uno de los elementos mencionados nos remite a un aspecto particular y específico que debemos atender, a saber:

1- Problemas a resolver: se refiere al nivel de complejidad de la tarea que se debe afrontar para la cual se necesita contar con capacidades, conocimientos y destrezas. La capacidad actual aplicada que la posición demanda y el margen de discrecionalidad que requiere (toma de decisiones no reguladas).

¿Qué exigencias presenta la tarea?

2- Tareas a realizar: se refiere a rutinas y destrezas necesarias para resolver de manera sencilla y práctica los problemas inherentes al trabajo, que ya han sido regulados.

¿Qué características particulares tiene la posición?, ¿en qué consiste su tarea?

3- Rol a cubrir: se refiere al conjunto de expectativas sociales, institucionales y personales correspondientes al ejercicio de la función y de su integración particular, que permiten a un individuo ubicarse psicosocialmente en una función, desempeñar su papel y ser reconocido como tal.

¿A quién reporta? ¿Quiénes son sus pares? ¿Tiene gente a cargo? ¿Cuál es su nivel jerárquico?

4- Posición dentro de la estructura formal: se refiere a la ubicación dentro de la red estructurada de relaciones jerárquicas y funcionales que constituye la organización laboral en la que deberá incluirse, sus características, niveles de explicitación y grados de flexibilidad. La constelación de relaciones de que forma parte.

¿Qué esperan de su función?

5- Características culturales de la organización: se refiere al tipo particular de empresa, sus creencias, sus valores, sus grados de libertad, etc. Cómo se hacen las cosas allí.

¿Cómo debería ser la persona para realizar esa tarea?

Las características psicológicas del puesto son una construcción resultante de la integración de datos precedentes, realizada entre el consultante y el selector. Resulta conveniente diseñar “de común acuerdo” con el cliente el perfil del puesto (porque es él quien tiene que estar de acuerdo).

¿Qué tipo de persona quiere? ¿Una persona dócil? ¿Tolerante? ¿Enérgica? ¿Decidida? ¿Con las ideas muy claras?

De esta forma se generan hipótesis que se van confrontando.

La pregunta es cómo debe ser la persona.

En el perfil confluyen los aspectos culturales y las necesidades particulares de una determinada posición.

Cuando el selector es externo, la investigación debe ser más cuidadosa y la explicitación más completa.

Perfil

En la elaboración del perfil convergen diferentes fuentes de información. Los puestos difieren de una empresa a otra. Bajo la misma denominación suelen encontrarse diferencias apreciables; no obstante podemos reconocer puestos típicos, cuyo paradigma suele ser la recepcionista o la secretaria, y puestos peculiares, tales como asistente, coordinadora de negocios, etc.

En la primera etapa de la elaboración del perfil, se aborda la tarea: qué tiene que hacer el candidato.

Los requisitos son los datos manifiestos, de carácter formal, necesarios pero no suficientes. Son los datos que podemos publicar en un aviso y que constituyen el criterio para la selección de currículums.

Los aspectos que se requiere conocer para la mejor realización de la tarea de selección son las características, las condiciones, los conocimientos y las destrezas requeridos, y constituyen el esqueleto de la posición a cubrir; si no se cuenta con ellos, es imposible abordar el proceso.

Por ejemplo, un tipo de tarea que requiere análisis, evaluación y control de datos difiere sustancialmente de una tarea que demanda contacto interpersonal, poner en juego capacidad de organización, comunicación y autonomía.

E. Jaques distingue siete niveles de complejidad en las demandas de un puesto, que se corresponden con los niveles de desarrollo de la capacidad humana.

Nivel I: Juicio directo o sensoriomotor (posiciones que requieren trabajar con cosas y personas, en contacto directo con el material). Se trata de un orden concreto. Se refiere a tareas en las que se toma contacto directo con el material a través de los sentidos. Se debe desarrollar un procedimiento establecido, y existe un camino indicado por el cual el empleado debe transitar. Las decisiones son estructuradas y el grado de libertad o el ejercicio de la discrecionalidad requerido es mínimo. Ejemplos: cadete, recepcionista, operario, portero, tareas de control, vigilancia, archivo, etc., incluso un supervisor que ejerce comando directo.

Estas mismas tareas pueden encararse con mayor libertad, con el aporte de un mayor grado de discrecionalidad y/o juicio crítico, frente a inconvenientes no previstos y, en ese caso, el empleado estaría poniendo en juego aspectos potenciales en vías de desarrollo. Estaría mostrando aptitudes para desempeñarse en tareas de mayor complejidad.

Nivel II: Acumulación diagnóstica o imaginativo-simbólica. Comprende tareas que requieren el manejo de conceptos y palabras. Se refiere a actividades para las cuales es necesario acumular información, “juntar piezas” para luego sacar conclusiones. Ejemplo: un evaluador, un analista de laboratorio, una secretaria que debe elaborar un informe.

Requiere el uso del juicio y la puesta en práctica de funciones intelectuales de análisis y síntesis, a fin de detectar la información relevante.

Es preciso imaginar la tarea. Trabajar con datos que representan otros (ejemplo: el control de la mercadería de un depósito puede ser considerado una tarea de Nivel I: control visual directo, pero si quien la realiza no puede manejar un nivel de acumulación diagnóstica, no podrá organizar ni anticipar formas para mejorar los resultados y optimizar el control. La posición de empleado de control puede corresponder al nivel I, y si se define con mayor alcance, al nivel II. El puesto de control de mercadería es una posición de nivel II, porque se deberá estar en condiciones de encarar la tarea de supervisión sobre el empleado de control, aportando un valor agregado, que su visión acumulativo-diagnóstica le permita. Ésta es la razón por la cual el empleado respetará y necesitará a su jefe.

Esta concepción efectúa un paralelo entre el nivel de complejidad que la tarea presenta y el de quien la realiza, tomando en cuenta si está en condiciones de comprenderla y manejarla.

Nivel III: Caminos alternativos (conceptual, intangible, abstracto). La tarea requiere afrontar problemas de cierta complejidad para los cuales puedan plantearse diferentes caminos alternativos, según la composición de datos o el diagnóstico inicial. También el suso de diferentes criterios para ponderar los datos acumulados y arribar a diagnósticos alternativos: “Si... entonces...”. (Un negociador de este nivel puede ser muy hábil).

Una tarea de evaluación de un problema puede ser considerada:

- de Nivel I: cuando la solución está regulada y los datos que evidencian la presencia del problema se detectan de forma directa;

- de Nivel II: cuando se considera necesario acumular información para cerciorarse o confirmar el carácter del problema. En este caso se requiere acumulación e imaginación para anticipar el problema o el desarrollo posible del problema;

- de Nivel III: cuando la acumulación de información puede agruparse sobre la base de distintos criterios y dar lugar a soluciones alternativas paralelas.

En el primer caso se realiza una clasificación automática del problema; la discrecionalidad se ejerce en la identificación de los datos. En el segundo caso, una tarea de mayor demanda intelectual, al analizar y detectar información relevante para efectuar síntesis. En el tercer caso hablaríamos de amplitud de criterio, al poder trabajar paralelamente diferentes opciones a fin de poder efectuar la elección más apropiada. En esta oportunidad, el nivel de discrecionalidad o uso del juicio crítico será mayor, así como también el tiempo durante el cual el encargado de la tarea deberá estar ocupado en ella.

Nivel IV: Procesamiento en paralelo. Este nivel es el propio de posiciones en las cuales se atienden simultáneamente varios frentes. Un gerente zonal del que dependen las sucursales de cada capital de provincia de un área es responsable por el resultado de ventas de la región Norte y ésta está compuesta por unidades independientes unas de otras. Maneja varios caminos alternativos en interacción para llegar a una conclusión producto de la combinación.

Nivel V: Sistemas unificados totales. Se refieren a tareas de alta complejidad, integradas por totalidades unificadas (marketing, producción, administración) que deben ser encaradas como un todo, sin desconocer las cualidades diferenciales de cada una, con miras a proyectos de largo plazo y dando suma importancia a las prioridades. Tratamiento simultáneo e integrado del todo y las partes.

Nivel VI: Acumulación diagnóstica mundial. Se refiere a tareas altamente complejas y abstractas, propias del nivel superior, que abarcan la corporación. Cada una de ellas trataría el conjunto de las unidades del negocio en el contexto internacional, lo que supone un análisis del mundo en relación con variables y tomando en cuenta su configuración particular en cada uno de los países o zonas que las incluya.

En este nivel se requiere reunir información, acumularla, distinguir lo relevante de lo no relevante y pensar reflexivamente sobre ella.

Nivel VII: Este nivel requiere trabajar con alternativas paralelas y elegir la más adecuada para una situación particular. Lo que supone análisis, síntesis, abstracción, generalización, anticipación, predicción y decisión sobre condiciones de alta incertidumbre.

Es la tarea de más alto nivel de complejidad porque supone operar con datos abstractos en condiciones inciertas y sobre un horizonte temporal extenso.

Éste es el nivel del más alto ejecutivo de una gran corporación, multinacional y trasnacional. Debe comprender lo abstracto y tomar decisiones con respecto a niveles muy concretos.

El perfil se construye revisando la tarea, determinando el nivel de complejidad requerido dadas sus características, las expectativas de la empresa con respecto a la posición y la estructura jerárquica en la que deba incluirse.

El análisis y la síntesis de los aspectos esenciales se realizan a través de un proceso en forma de espiral que permite identificar nuevos datos aparentemente irrelevantes en una primera aproximación, que puedan luego resultar de mayor significación. Con ellos pueden lograrse síntesis parciales que faciliten caracterizar el nivel de complejidad de la tarea, que habitualmente no es homogénea.

Otro aspecto a tener en cuenta en la caracterización de la tarea y en la definición del perfil es el horizonte de planeamiento.

Ejemplo: un cajero tiene un horizonte de planeamiento de un día, porque trabaja con datos que se balancean en el día. Su tarea empieza y termina en el día; no obstante, resultaría inadecuado formular un juicio apresurado sin lograr una visión más totalizadora.

Efectúa chequeos periódicos y presenta datos mensualmente; por lo tanto, sus controles son diarios, pero debe tomar en cuenta al menos un período mensual a fin de lograr una visión equilibrada e integrada de su tarea, planificando los diferentes componentes que entran en juego.

Hay tareas que empiezan y terminan en una semana, otras en un mes. Un gerente de un alto nivel tiene que estar trabajando con un horizonte de planeamiento de por lo menos cinco años. La inestabilidad de nuestro país no nos permite aplicar literalmente este lapso; no obstante, su mirada debería poder abarcar ese período. El horizonte de planeamiento no se refiere al punto de mira teórico sino que alcanza el plan que una posición o una persona deben y pueden realizar y llevar a cabo con autonomía, a lo largo del proceso requerido para llegar a la meta.

El horizonte de planeamiento personal se puede apreciar claramente en el material proyectivo proporcionado por los test. La gente de mejor nivel es la que ve más lejos, percibe en lo inmediato y proyecta a largo plazo, predominando una buena visión panorámica y una clara proyección de futuro, un futuro más lejano.

El potencial está ligado, entre otras cosas, con este aspecto: hasta dónde se mira y se puede conducir y controlar la tarea asumida, cuál es el peso de responsabilidad que puede aceptar en función del tiempo que debe prestar atención a la tarea de mayor extensión.

Volviendo al concepto de niveles de complejidad y en relación con el horizonte de planeamiento, la relación observada por E. Jaques es la siguiente:

1er Nivel de complejidad: abarca de 1 día a 3 meses

2do Nivel de complejidad: abarca hasta 1 año.

3er Nivel de complejidad: abarca hasta 2 años.

4to Nivel de complejidad: abarca hasta 5 años.

El horizonte de planeamiento es un dato muy importante en la evaluación de los candidatos. Por supuesto que cuando uno selecciona jóvenes es muy aleatorio; sabemos que el margen de incertidumbre es mucho mayor, porque hay menos aspectos definidos. Se corre un cierto riesgo. El horizonte de planeamiento se desarrolla con el tiempo, acompañando el nivel de maduración del individuo.

El nivel de complejidad del proceso mental, el manejo del tiempo y el horizonte de planeamiento se pueden detectar a través del material proyectivo. En la construcción de historias, por ejemplo la inclusión del futuro, es un indicador muy importante. Con cierta frecuencia se observa que frente a la consigna “Haga un relato con pasado, presente y futuro” la respuesta es descriptiva y estática: “Esto era una casa, en el presente es un bar y en el futuro...”, tres enunciados que no tienen relación entre sí. Evidencian su nivel de procesamiento declarativo; tan solo enuncia no relaciona, no puede manejar el proceso temporal. El evaluado que se queda con los datos sensibles que le presenta la lámina está haciendo una tarea descriptiva reproductiva, toma el dato y le otorga nivel de interpretación puntual, no está poniendo más de sí mismo. El poder trabajar con el pasado y el futuro en principio implica un buen manejo del tiempo, y la posibilidad de concebir un proceso, relacionando los datos de manera tal que en su interacción a través del tiempo sufran transformaciones, producto de la incidencia de unos sobre otros.

El proceso de pensamiento puesto en juego puede ser caracterizado como:

n Descriptivo-declarativo: enuncia lo que registra a partir de los sentidos y de la categorización social conocida y aceptada.

n Interpretativo: otorga sentido, más allá del registro sensorial, poniendo en juego imaginación y diversos grados de sentido de realidad. La relación entre el relato y el clisé esperado y aportado por la mayoría constituye el primer índice de realidad tomado en cuenta. Superado ese nivel de evaluación (correlación entre la respuesta perceptiva y la respuesta popular esperada), la construcción resultante, producto de la relación establecida entre las partes en juego, es la que podemos considerar desde la perspectiva del proceso de elaboración; este proceso puede evidenciar diferentes niveles de complejidad.

n Poder registrar, enunciar, declarar los datos detectados es necesario para una tarea de control.

n Poder agrupar datos a fin de confirmar una hipótesis es importante para generar una tarea diagnóstica.

n Poder establecer relaciones causales con los datos agrupados y proyectarse con esa interpretación en el futuro es necesario para una tarea predictiva y para elaborar estrategias.

Proyectar una situación en el tiempo es necesario para una tarea de planificación. Quien no lo resuelve a nivel de las pruebas, solamente podrá realizar una planificación esquemática; va a repetir planes ya hechos. Eso no es planificar sino abordar una tarea de Nivel III (nivel de complejidad de caminos alternativos) con menores recursos, propios de un nivel de procesamiento declarativo. Planificar es jugar con series de datos y con la variable tiempo: si no lo puede hacer en las historias, no lo puede hacer en la práctica.

Como psicólogos éste es nuestro dato. Se debe confiar en el instrumento y usar ese dato al servicio de la búsqueda. Las personas que sólo hacen la descripción del presente nos muestran su aptitud para manejar datos en el aquí y el ahora. No es un indicador de carencia; simplemente señala cuál es su tendencia espontánea.

Podemos probar hasta dónde se trata solamente de una respuesta espontánea y si es capaz de incluir la variable temporal.

Podemos reforzar la consigna nuevamente, y observar el material emergente. Muchas veces aparece, frente a la presión, otro nivel de respuesta. Estamos obteniendo un nuevo dato: bajo presión, el evaluado puede incorporar modificaciones en su conducta, por lo tanto puede ser una persona adecuada para ser capacitada a partir de ciertos procedimientos y pautas establecidos; su autonomía es relativa, relativa al campo conocido, muchas veces es suficiente para el puesto.

Hay posiciones en las que basta desarrollar autonomía con respecto al campo conocido. En tal caso, la posibilidad de manejarse en mayor nivel de complejidad resultaría frustrante, porque no habría oportunidades para ponerlo en práctica e incluso podría resultar generador de conflictos.

Las operaciones psicológicas e intelectuales que requieren la mayor parte de los trabajos son sencillas y pueden ser elaboradas desde los Niveles I y II.


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